7.1 Utangulizi
Sura hii inatoa muhtasari wa matokeo ya ukaguzi wa mifumo ya teknolojia ya habari na mawasiliano (TEHAMA). Masuala yaliyobainika wakati wa ukaguzi ni pamoja na kuwepo kwa mgawanyo hafifu wa kazi ambazo hazitakiwi kufanywa na mtu mmoja kwenye mifumo; mifumo ya TEHAMA kutokuwa tangamani; Maofisa Masuuli kuidhinisha maombi ya malipo Nje ya Mfumo; na kutohakiki Bidhaa na Mizigo inayopita Nchini kwenda Nchi zingine kwenye Mfumo wa Pamoja wa Forodha (TANCIS).
Masuala mengine yaliyobainika ni ufuatiliaji hafifu wa Makato ya asilimia moja (1.1%) kwa watoa huduma wa simu za mkononi kutoka kwenye Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki; Watumishi wa Wakala wa Usajili wa Biashara na Leseni (BRELA) kutojengewa uwezo wa kusimamia Mfumo wa Usajili kupitia Mtandao; na Mifumo tofauti ya TEHAMA kufanya kazi moja.
Ndugu Waandishi wa Habari
Serikali kwa muda mrefu sasa imekua ikiwekeza katika mifumo ya TEHAMA ili kuongeza ufanisi katika shughuli zake zikiwamo ukusanyaji wa mapato na utoaji huduma kwa jamii. Kwa kutambua umuhimu wa mifumo hiyo na vihatarishi katika uunganishaji wa mifumo mipya, Ofisi yangu imejikita katika kuhakikisha ninakagua mifumo hiyo kwa umakini mkubwa na kutoa ripoti zitakazowezesha uboreshaji wa utendaji wa mifumo hiyo.
Katika mwaka wa fedha 2017/18, nimekagua mifumo mikubwa mitatu, ambayo ni Epicor kwa TAMISEMI; Mfumo wa Usimamizi wa Rasilimali-watu (HCMIS - Lawson) katika Ofisi ya Rais - Menejimenti ya Utumishi wa Umma; na Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki (GePG) katika Wizara ya Fedha na Mipango. Aidha, nimekagua mifumo ya udhibiti wa ndani ya TEHAMA kwa mashirika mbalimbali ya umma na wizara, pamoja na usimamizi wa miradi ya TEHAMA. Ukaguzi wangu ulibaini mapungufu yafuatayo.
7.2 Mgawanyo hafifu wa Kazi zisizotakiwa kufanywa na Mtu Mmoja kwenye Mifumo
7.2.1 Udhibiti hafifu katika mfumo wa Epicor katika Mamlaka za Serikali za mitaa
Ndugu Waandishi wa Habari,
Tathmini ya mfumo wa Epicor katika Mamlaka za Serikali za Mitaa ilibaini kuwepo kwa mapungufu katika mgawanyo wa kazi zisizotakiwa kufanywa na mtu mmoja. Aidha, nilibaini kuwa watunza hazina wa Halmashauri mbalimbali walikuwa na uwezo wa kuingiza taarifa za bajeti, kufanya mgawanyo wa fedha, kuanzisha malipo, kuandaa hati za malipo, na kuidhinisha malipo hayo. Majukumu haya yakifanywa na mtu mmoja yanaweza kusababisha ubadhirifu wa fedha kwani mfumo wa udhibiti unakuwa dhaifu.
7.2.2 Udhibiti hafifu katika Mifumo ya Makusanyo ya Mapato ya Kiuhasibu katika Taasisi za Umma
Ukaguzi wangu ulibaini uwepo wa mifumo dhaifu ya Makusanyo ya Mapato ya Kiuhasibu katika Mashirika ya Umma. Mathalani, Mfumo wa Kiuhasibu katika Shirika la Viwango Tanzania (TBS) haujawekwa katika mazingira ya kumzuia mtumiaji kuidhinisha miamala ya kifedha, ambayo ameianzisha mwenyewe. Ukaguzi wangu ulibaini kuwa kati ya hati 44,280 za malipo ambazo zilitengenezwa kutoka kwenye mfumo wa malipo ya kielektroniki wa Shirika, hati 192 zilianzishwa, kuidhinishwa, na kuthibitishwa na mtu mmoja.
Vilevile, mapitio niliyoyafanya katika mfumo wa SURLIS wa Mamlaka ya Udhibiti wa Usafiri wa Nchikavu na Majini (SUMATRA) yalibaini kuwa hatua zote tatu za kutoa leseni zinafanywa na mtu mmoja, ambaye ana uwezo wa kuingiza taarifa za magari, kuthibitisha taarifa hizo, kuidhinisha, na kutoa hati za madai.
Hali-kadhalika, katika mapitio ya mfumo wa MIS pamoja na vyeti vya usajili wa bidhaa za chakula na dawa katika Mamlaka ya Chakula na Dawa (TFDA) nilibaini kuwa kati ya maombi 2,782 yaliyopokelewa, maombi 286 yalifanyiwa tahmini, kukaguliwa, na kuidhinishwa na mtu mmoja.
7.2.3 Udhaifu katika udhibiti wa Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki
Mapitio ya Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki yalibaini kuwa mtumiaji wa mfumo mwenye jukumu la umeneja ana uwezo wa kuweka tarehe ya ukomo wa malipo ya ankara bila kuidhinishwa hali inayopelekea mazingira ya udanganyifu. Aidha, nilibaini kuwa meneja anaweza kutengeneza ankara ya malipo na kupata namba ya kumbukumbu ya malipo kutoka kwenye mfumo. Pia, mfumo hauna hatua ya ziada ya kuidhinishwa kwa ankara hivyo inaweza kupelekea meneja kukadiria kiasi cha chini ikilinganishwa na kiwango halisi kinachotakiwa kulipwa.
7.3 Mifumo ya TEHAMA kutokuwa Tangamani
Ndugu Waandishi wa Habari,
Mapitio zaidi ya mifumo ya TEHAMA yalibaini kuwa mifumo hiyo haijaunganishwa na hivyo kuathiri utendaji wa pamoja wa shughuli za Serikali.
7.3.1 Kutounganishwa Mfumo wa Mamlaka za Serikali za Mitaa, Epicor na TISS
Ukaguzi ulibaini kuwa Mfumo wa Epicor wa Mamlaka za Serikali za Mitaa hauna ushirikiano wa moja kwa moja na mfumo wa TISS, na hivyo kusababisha uwezekano kufanya malipo mara mbili.
7.3.2 Kutounganishwa Mfumo wa Epicor na Mfumo wa Akaunti Moja ya Hazina
Mfumo wa Epicor wa Mamlaka za Serikali za Mitaa haujaunganishwa na mfumo wa Akaunti Moja ya Hazina. Hivyo, katika mapitio ya uhamishaji wa fedha za Serikali za Mitaa kutoka benki za biashara kwenda Benki Kuu nimebaini mapungufu ya udhibiti katika kuhakikisha kuwa kiasi cha fedha kinachoonekana kwenye mfumo wa Epicor kinalingana na kiasi halisi cha fedha kilichotumwa kutoka benki za biashara kwenda Benki Kuu.
7.3.3 Kutokuunganishwa Mfumo wa Usimamizi wa Rasilimali-Watu (HCMIS - Lawson), “Ajira Portal”, na Mfumo wa Epicor
Ndugu Waandishi wa Habari,
Ukaguzi wangu wa mifumo ya TEHAMA umebaini pia kuwa Mfumo wa Usimamizi wa Rasilimali-Watu (HCMIS - Lawson) haujaunganishwa na Mfumo wa Epicor, na “Ajira Portal”. Hali hii inaweka uwezekano wa kuwapo kwa wafanyakazi hewa katika mfumo wa HCMIS - Lawson.
Mifumo hii mitatu ingekuwa imeunganishwa, ingeweza kuondoa uwezekano wa kuwapo wafanyakazi hewa kwa sababu mfumo wa “Ajira Portal” ulianzishwa ili kusimamia mchakato wa ajira kuanzia hatua ya maombi ya kazi, usaili, hadi uajiri.
Mfumo huu una uwezo wa kutengeneza namba ya utambulisho ya kipekee kwa mtu anayeajiriwa ambayo inatumika kama namba ya mwajiriwa mpya kwenye mfumo wa HCMIS - Lawson. Vilevile, kutounganishwa kwa Mfumo wa Epicor na Mfumo wa HCMIS - Lawson kumepelekea kutengeneza bajeti ya rasilimali-watu nje ya mfumo wa HCMIS - Lawson. Hii inaweza kusababisha hatari ya kufanya matumizi ya Rasilimali-Watu zaidi ya bajeti iliyoidhinishwa.
7.3.4 Kutokuunganishwa kwa Mifumo ya Kiuhasibu “Accounting software” na Mifumo ya Makusanyo ya Mapato
Ukaguzi wa mifumo ulibaini kuwa Mfumo wa Kiuhasibu na mfumo wa makusanyo ya mapato haijaunganishwa. Ukaguzi ulibaini pia kuwa Mfumo wa Leseni na Maombi (LOIS) wa Mamlaka ya Udhibiti wa Nishati na Maji (EWURA); Mfumo wa Udhibiti wa Uchambuzi wa Usanifu wa Kiuhandisi (EDAMS) wa Mamlaka ya Maji Safi na Usafi wa Mazingira, Dar es Salaam (DAWASCO), na Mfumo wa Ukusanyaji wa Mapato ya Ndani wa Mradi wa Mabasi ya Mwendokasi, Dar es Salaam (DART) haijaunganishwa na Mfumo wa Uhasibu. Hali hii inasababisha taarifa za mapato yaliyokusanywa na Taasisi hizi kuingizwa kwenye Mfumo wa Kiuhasibu na mtumiaji wa mfumo husika ambapo inaweza kupelekea kutokea kwa makosa ya kibinadamu na kusababisha kutowiana kwa taarifa zilizo kwenye mfumo wa mapato wa Taasisi na Mfumo wa Uhasibu.
7.3.5 Maofisa Masuuli Kuidhinisha Maombi ya Malipo Nje ya Mfumo
Mapitio ya Mifumo ya Kiuhasibu na Mifumo inayoendesha kazi za Serikali Kuu, Mamlaka za Serikali za Mitaa, na Mashirika ya Umma yameonesha kuwa Maofisa Masuuli wanaidhinisha nyaraka zilizochapishwa nje ya mfumo badala ya kuidhinisha kwenye nyaraka za ndani ya mfumo.
Hii imesababishwa na mifumo kutotengenezwa kwa namna inayowawezesha Maofisa Masuuli kuingia kwenye mfumo na kuidhinisha. Badala yake, maofisa wa chini huingiza taarifa kwenye mfumo ambazo zimeshaidhinishwa na Maofisa Masuuli kwenye nyaraka.
7.4 Bidhaa na Mizigo inayopita Nchini kwenda Nchi zingine kutohakikiwa kwenye Mfumo Jumuishi wa Forodha (TANCIS)
Ndugu Waandishi wa Habari,
Ukaguzi wangu ulibaini kuwa bidhaa na mizigo inayopita nchini kwenda nchi zingine hupita bila kuhakikiwa kwenye Mfumo wa TANCIS. Mapitio ya taarifa za TANCIS kuhusu bidhaa zinazosafirishwa kupitia mipaka ya Kabanga, Rusumo, Mutukula, Tunduma, na Kasumulu yalibaini kuwa miamala 599 ya bidhaa zilipita nchini kwenda nchi zingine pasipo kuhakikiwa kwenye mfumo wa TANCIS.
7.5 Ufuatiliaji hafifu wa Makato ya Asilimia 1.1 kutoka kwa Watoa huduma za Simu za Mkononi kutoka Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki
Serikali kupitia Wizara ya Fedha na Mipango iliingia mkataba na watoa huduma za simu za mkononi kuwezesha mwingiliano wa Mfumo wa Serikali wa Malipo ya Kielektroniki kwa makato ya asilimia 1.1 ambayo itatozwa kwa kila malipo yanayofanywa na mteja. Kupitia ukaguzi wangu, nimebaini kuwa hakuna mfumo mzuri wa kuhakiki makato ya asilimia 1.1 kama yanatekelezwa. Ilibainika kuwa ukaguzi wa kushtukiza unafanyika mara mojamoja, ambapo ukaguzi huo si wa ufanisi na haujitoshelezi.
7.6 Watumishi wa Wakala wa Usajili wa Biashara na Leseni (BRELA) Kutokujengewa Uwezo wa Kusimamia Mfumo wa Usajili kwa Njia ya Mtandao
Katika mapitio ya mradi wa BRELA wa Kubuni, Kuunda, Kusanidi, na Utekelezaji wa Mfumo wa Usajili kwa Njia ya Mtandao, nilibaini kuwa BRELA inamtegemea mkandarasi wa mfumo huo kutokana na kutokuwajengea uwezo wafanyakazi wake kusimamia na kuendesha mfumo huo baada ya kukabidhiwa. Hali hii inasababisha gharama kubwa za uendeshaji kwa BRELA.